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Redacción
Miércoles, 17 de julio de 2019
el cambio del documento físico al proceso de datos digital

Entrevista a Leandro Bermejo, presidente del Grupo Ricopia “El avance tecnológico es exponencial y el límite nuestra imaginación”

A lo largo de sus 32 años de actividad Ricopia ha sido protagonista de la transformación digital que ha sufrido la empresa. Para conocer esta evolución de primera mano Empresarios del Henares ha entrevistado a su presidente.

1.- Desde el Ricopia de 1987 que distribuía ofimática a la Ricopia actual se han producido muchos cambios tecnológicos en el día a día de las empresas. ¿Cómo ha sido ser parte de esa evolución?

Nosotros empezamos el 29 de junio de 1987 como distribuidores de fotocopiadoras Ricoh, una marca japonesa, con la que seguimos trabajando hoy en día. Por aquel entonces, cubríamos todo el Corredor, y hemos evolucionado hasta la fecha con la transformación que las posibilidades de la tecnología nos van dando.  

 

Es decir, esas fotocopiadoras de finales de los 80, se han ido convirtiendo en máquinas multifuncionales. Primero con el fax, después con las impresoras conectadas en red, y posteriormente con el escáner. Con lo cual en nuestro negocio pasamos de dar soporte en papel al formato electrónico y digital en apenas unas décadas. Además, de gestionar el documento de una forma más global.

 

Con la gestión del documento digital generamos nuevos negocios, como la gestión de los procesos documentales, y hoy estamos muy de lleno en este aspecto con la transformación digital y la automatización de procesos, que es lo que nos depara el futuro.

 

Llevamos muchos años oyendo hablar de la oficina sin papel, pero las oficinas están llenas de papeles. El año pasado en España se vendieron 96.000 equipos de oficina para imprimir. Nuestros datos nos dicen que se imprime algo menos en papel, pero cuando se imprime, se hace más a color que en blanco-negro. Cualquier proceso de negocio lleva unos documentos, ya sean físicos o digitales.

 

Nosotros hemos visto nacer y morir mucho producto físico, aunque nos parezcan lo mismo. La fotocopiadora no ha muerto, pero se hacen menos, y son multifuncionales. Hemos visto nacer y morir el fax. Ahora las comunicaciones vía fax es residual. Hemos visto morir a la multicopista. Vimos nacer las impresoras a color para la oficina, de aquellos equipos de 6 páginas por minuto a los de hoy, a más de 100 páginas por minuto. Hoy se le dota a esas fotocopiadoras y a esas impresoras de tecnología. Gracias a esto podemos saber qué imprime un departamento, o mejor aún, podemos dar accesos, permisos y desvíos de impresión según la información de cada documento.

 

La fotocopiadora era una máquina que estaba en un rincón de la empresa, de hecho a sus técnicos, se les llamaba “los periféricos”, porque estaban en la “periferia”. Hoy esas máquinas están dentro de la red como un elemento más y cada vez cobran más importancia. Al incorporarla más funcionalidades se le dota de mayor valor. Y la previsión es que siga así.

 

2.- ¿Qué necesidades digitales cubre Ricopia para las empresas?

La transformación digital lo que lleva es a una mayor eficiencia, para conseguir más con la misma inversión o invertir menos para conseguir lo mismo. Normalmente lo que queremos es conseguir más. Todo esto se consigue con la automatización de procesos del negocio y Ricopia como distribuidores de Ricoh, y como empresa especializada en la gestión de procesos documentales que soportan los procesos de negocio, conseguimos este objetivo.

 

La automatización de todos esos procesos documentales es lo que nosotros aportamos a la transformación digital generando eficiencia significativa en las compañías. De un archivo físico de documentos de una empresa, con sus expedientes, albaranes, contratos, impuestos, lo convertimos en digital. En ocasiones, hay que recuperar un documento de hace 3 años. Y para ello, todo requiere un orden para archivarlo, y que todo el mundo utilice la misma lógica para buscarlo. Lo bueno del formato digital es que no es necesario volver a colocarlo otra vez en el mismo sitio. Además, el documento digital se mantiene en la misma ubicación en red y puede ser consultado por varias personas a la vez.

 

Las necesidades digitales de las empresas van encaminadas a la gestión de documentos, la eficiencia en la automatización de los procesos documentales es muy amplio, porque en una compañía hay muchos documentos, y cada departamento tiene sus documentos específicos, y documentos troncales. Como las nóminas, por ejemplo, que son para todos.

 

Aportamos eficiencia en los procesos documentales bien sea por incorporar firma biométrica, por automatizar las facturas de proveedores, o por dotar de seguridad en la información de los documentos, a través de la encriptación, los permisos, etcétera.

 

La evolución de la tecnología es muy rápida, y lo vamos asimilando con bastante normalidad, pero cuando echamos un vistazo hacia atrás, hay mucha historia, y mucha velocidad en el cambio de la tecnología y hay mucho avance. Las posibilidades que nos da hoy la tecnología de gestión y tratamiento de documentos son infinitamente superior.

 

3.- Gracias al almacenamiento en la nube ahora ya podemos imprimir desde el móvil. ¿Qué pautas en materia de seguridad de datos y completos de software multifuncional participan en este avance?

Las nuevas máquinas ya están conectadas a Dorpbox, Google Drive, el documento se vuelve más global. Estas máquinas se convierten en concepto “teléfono móvil”, es decir, con ciertas Apps ya se puede imprimir en el móvil en cualquier parte del mundo. El mundo nube está creciendo rápido. El año pasado creció un 70%. Y la tendencia es a llevar el  mundo en el bolsillo gracias al móvil.

 

Cualquier cosa que yo tengo en la nube, en cualquier parte del mundo, la puedo traer donde estoy ubicado en ese momento y convertirlo en un documento físico. La puedo gestionar, guardar, consultar, imprimir o lo que necesite en cada momento. Todo está conectado, e interconectado. De ahí, que ahora ya sí podamos imprimir desde el móvil.

 

El avance tecnológico es exponencial y el límite nuestra imaginación. Dar posibilidades es lo que ofrece la tecnología. Esa es su función. Abrimos posibilidades para que luego cada uno lo personalice y obtenga el rendimiento que necesite. Ofrece un mundo de posibilidades.

 

4.- Habéis incorporado la tienda online, ¿qué os ha motivado a lanzarnos a esta aventura?

Surge por una evolución del mercado y las nuevas formas que tenemos de acceder a los productos existentes en ese mercado. Esta evolución nos lleva a hacer un e-commerce para que nuestro cliente nos encuentre. Ahora llegamos a más sitios. Nuestro producto tecnológico se va haciendo cada vez más low cost, y para un rango de producto se nos hace insostenible seguir con ese tipo de comercialización.

 

Estamos en un proceso de aprendizaje con este proyecto, desde el punto de vista de “tráfico on-line” ha sido una inflexión para que el cliente nos encuentre. Las previsiones son de crecimiento y superaremos nuestras expectativas del  éxito para final de año.

 

5.- Según Ricopia ¿hasta qué punto la tecnología va a ir mejorando la actividad empresarial?

La sociedad y la tecnología nos obligan a trabajar la ecología y la seguridad en los datos. Hay mucha inversión en torno a la seguridad. Los equipos están dotados de mucha seguridad pasiva, activa, de acceso, de hacker, se ponen muchas barreras para que alguien de fuera no salte el muro digital de la seguridad.  Hay un seguimiento de quién ha consultado el documento y hay encriptación para seleccionar quien accede a qué información del documento. Muchas compañías cuando retiras las máquinas ten obligan a firmar un certificado asegurándoles que les has borrado el disco duro. Cada vez se invierte más en seguridad aunque en los medios solo salgan los fallos. La seguridad digital es de calidad.

 

Por otro lado, está la ecología. Vamos hacia una economía circular de fábrica con unos estándares de elaboración para que todos los componentes de los equipos sean reciclables. Hay una normativas europeas que obligan a los fabricantes e importadores a retirar y reciclar esos equipos. Para ello, estos fabricantes e importadores crearon ECOFIMATICA que es el organismo que gestiona y organiza la obligación de esta normativa. Nosotros en Ricopia estamos obligados a que cuando ponemos una máquina, tenemos que retirar esa máquina.

 

Ahora con la normativa que obliga a las compañías y trabajadores a fichar, el registro de la jornada laboral se puede hacer a través de un equipo multifuncional.

 

6. - Desde el punto de vista de Ricopia ¿hacia dónde se dirige el futuro de esa transformación digital de las empresas?

La empresa no es algo que esté apartado del mundo, y se transformará igual que lo haremos a nivel individual. Las herramientas que utilizamos en la empresa, hoy en día, son de menor innovación que las que utilizamos en nuestra vida a nivel particular. Antes eran las empresas que tenían la tecnología, ahora la tecnología a nivel privado es mayor que a nivel laboral. Pero todo tiene una lógica económica, si Google hace lo que hace para llegar a los particulares, es gracias a unas empresas que están detrás interesadas en visibilidad, publicidad y por supuesto, a nivel comercial.

 

A corto plazo, seguiremos con el mundo de los datos, y los datos se meterán dentro de nosotros. Por ejemplo, a través de las impresoras 3D se realizarán prótesis que los cirujanos incorporarán en nuestro cuerpo. La tecnología decide muchas cosas por nosotros. Hoy en día un navegador decide por ti el mejor camino para llegar a la oficina o a casa.

 

Ahora con la normativa que obliga a las compañías y trabajadores a fichar, el registro de la jornada laboral se puede hacer a través de un equipo multifuncional.

 

7. - ¿Y hacia qué futuro se dirige Ricopia?

Ricopia es una compañía inquieta y curiosa. Somos inconformistas y curiosos. Por lo que si tuviésemos la oportunidad de estar en un viaje espacial, allí estaríamos con nuestro software para almacenar todos los datos que se fueran recogiendo en esa expedición, fuera de las fronteras de nuestro planeta. Pero es el futuro, y el futuro ya nos dirá hacia dónde vamos.

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