"Quien no esté adaptado a SEPA el 1 de febrero se arriesga a no cobrar sus facturas"

El economista Antonio José Durán, socio director de IGC Consultores, fue el ponente principal del encuentro, en el que se abordaron las cuestiones más relevantes que hay que conocer sobre la normativa SEPA (siglas en inglés para Zona Única de Pagos en Euros), las acciones que conlleva en una empresa y los riesgos que supone no llevar a cabo la adaptación. No es un asunto menor, quien no adapte su sistema se expone a no poder cobrar sus facturas.

P.- ¿Por qué tienen las empresas que conocer lo que es la SEPA?

R.- Porque es una herramienta de cobro y pago de carácter internacional dentro de la zona euro para todos los movimientos de tesorería que se hagan entre personas, entidades, empresas y bancos, un instrumento que ha normalizado el European Payments Council para que las operaciones se hagan en unos estándares operativos para todos los países de la UE que paguen en euros y, además, otros que se han adherido al proceso. Es imprescindible conocerlo porque es la mecánica práctica de tesorería que se va a aplicar a partir del 1 de febrero de 2014.

P.- A partir de esa fecha, el uso de la normativa SEPA cuando se opere en euros es obligatorio. ¿Se trata de una cuestión que tienen que tener en cuenta sólo las empresas que hagan operaciones de ámbito internacional o es algo que cualquier empresa, aunque no lo haga, tiene que integrar en su operativa cotidiana?

R.- Esa cuestión es importante, porque afecta a todo el mundo. Da igual dónde y cuándo efectúes el pago; es lo mismo pagar desde Alcalá a Polonia que a San Fernando de Henares o a Guadalajara. La mecánica es la misma y, por tanto, afecta a todas las empresas. Y afecta especialmente a las empresas que de manera recurrente y sistemática generan sus ingresos por caja de cobro por recibos o adeudos domiciliados. Ahí se hace más énfasis porque se requiere un conjunto de información que, aun estando disponible, no siempre se tiene actualizada y tratada debidamente para que el sistema pueda seguir operativamente trabajando. Es decir, si no migramos a SEPA, los emisores de recibos, como colegios, entidades locales, Administraciones, asociaciones, clubes deportivos…, no van a poder cobrar de manera sistemática a sus clientes, asociados o contribuyentes obligados al pago.

P.- Al final, la clave está en el hecho de operar en euros, no en el lugar desde o hacia el que se efectúan las operaciones.

R.- Eso es. Yo voy a operar en euros sea cual el país de origen o de destino de la transacción y sea cual sea la mecánica entre cliente, proveedor, persona física, empresa, autónoma o el país. Siempre que trabajemos en euros, trabajaremos en normativa SEPA.

P.- ¿Hay algún tipo de empresa que por su tamaño o actividad esté de algún modo exenta de aplicar esta norma? Por ejemplo, un pequeño comercio, un autónomo, una pyme cuyo negocio es local y tiene una actividad contable muy sencilla.

R.- No, porque ese pequeño comercio que, por ejemplo, sirve a un bar o a un taller, a alguien más en la cadena de valor añadido que no es un usuario final, que concede y trabaja a crédito y que a final de mes refunde todos sus albaranes de entrega, expide una factura y emite un recibo, ese empresario, si cobra por recibos, está obligado a trabajar en normativa SEPA a partir del 1 de febrero. No hay ninguna exclusión.

P.- ¿La operativa de la adaptación a SEPA es compleja, tienen las empresas que echarse a temblar con esta nueva obligación?

R.- La complejidad fundamental deriva de la falta de información. Pongo otro ejemplo: un colegio que tiene 500 alumnos y emite esos recibos todos los meses debe tener esos recibos codificados, normalizados y estandarizados en el formato SEPA. Tiene que conocer el IBAN (International Bank Account Number) de sus clientes, que serán los padres de esos niños; de sus profesores, si les paga por transferencia; de sus proveedores, a los que a lo mejor también les paga por transferencia. Y a lo mejor no los tiene. Tiene que establecer un acuerdo de sistema de pagos SEPA con su banco que a lo mejor no existe todavía, porque hasta ahora los bancos están casi tan poco informados como las empresas. Voy a dar un ejemplo más, una empresa que trabaje con un ABC de clientes: ahora voy a poder establecer si quiero cobrar con más garantías a través de un formato específico como es SEPA, a qué clientes les debo plantear que quiero cobrar en un formato de negocio B2B, en lugar del formato tradicional, que ahora se va a llamar formato básico. Esa decisión ya tiene unos efectos comerciales, afecta a cómo quiero trabajar con cada cliente y qué le quiero decir. Eso exige una revisión en la empresa para decidir cómo quiere hacer las cosas, esos cambios de visión son los más complejos. Y luego está la casuística, no trabajamos igual en España que en Francia o en otros países. De toda la migración SEPA que está prevista, en estos momentos se ha hecho un 45% en toda Europa.

P.- ¿Cómo estamos en España respecto a esa media europea?

R.- Estamos por debajo del 40%. De hecho, los bancos están adoptando algunas soluciones transitorias. A nivel europeo se está por debajo del 50% y eso pone muy nervioso a todo el sistema porque, al final, lo que puede pasar es, fundamentalmente, que no se pueda cobrar.

P.- Este es un punto clave, ¿cuáles son los riesgos reales y tangibles de que el 1 de febrero de 2014 mi empresa no haya realizado la migración a la norma SEPA?

R.- Pues que si yo emito todos los meses cien recibos para cobrar a mis cien clientes, si no he migrado a SEPA esos recibos no van a correr en el sistema, y no va a haber alternativa, con lo cual no cobraré. Ese es el riego, un riesgo que no se dice explícitamente porque las entidades no están bien informadas. A pesar de tener la estructura tecnológica necesaria, no se han desarrollado, comunicado e implantado y puesto en marcha de manera operativa. Hay problemas para identificarse como emisor de recibos, que es con un nuevo CIF financiero para poder cobrar mediante un recibo. Afecta a cualquiera que emita un recibo, que tenga que pasar por el Cuaderno 19. Si el sistema no admite información incompleta y no tienes el código de emisor, el IBAN de los clientes o el BIC del banco al que vamos a pasar el recibo, el sistema se paraliza y tu remesa de recibos no pasa al banco y, por tanto, no cobras.

P.- ¿Podemos confiar en que nuestro banco ya ha hecho su parte de los deberes y ha generado nuestro IBAN, conoce el de los clientes…? ¿Podemos estar tranquilos por esa parte?

R.- Nuestra experiencia nos dice que los bancos tienen la tecnología pero no está debidamente comunicada a su red comercial, con lo cual la persona que tienes delante para darte un servicio de gestión de cobro mediante recibos a veces no está lo suficientemente bien informado como para trabajar en términos reales. El banco nos va a ayudar en la medida que le demos negocio y también le demos toda la información. Si nos pide información y no la tenemos actualizada, no va a poder ayudarnos. Los formatos de la información ya existen, pero necesitamos la información para cumplimentar los campos que requieren esos formatos y el banco pueda pasarlos por el sistema.

P.- Los pagos a proveedores y los cobros a los clientes constituyen dos campos esenciales de la gestión económico, pero también hay otro capítulo que genera muchos movimientos en una empresa, que es el pago de las nóminas. ¿Cómo va a afectar SEPA a este aspecto?

R.- También afecta. Mi sugerencia aquí es que, aunque yo como empresa pueda calcular de manera autónoma el IBAN de la cuenta que ya tengo de mi trabajador, lo razonable es solicitar de manera expresa esa información al trabajador. Igual que todos los años le pido información sobre sus condiciones particulares para el cálculo de la retención, pues le pediré también el IBAN para que yo pueda hacer la correspondiente transferencia y no tenga ningún problema.

P.- ¿Hay riesgo de sanciones administraciones por no cumplir esta norma?

R.- No, por ahora no, porque la forma de pago es de elección voluntaria. Yo puedo cobrar y pagar por otros medios. Por ejemplo, todos los medios de cobro y pago que son cambiarios tienen una regulación específica y están al margen de la normativa SEPA. Pero lo que pretende el legislador europeo es que todo el que emita recibos en el ámbito europeo, los emita de la misma manera y se gestione con la misma normativa. Esto forma parte del proceso de integración europea.

P.- Volviendo a la cuestión de la internacionalización, lo que parece claro es que un mecanismo de este tipo sí que va a facilitar las transacciones a quienes hagan operaciones con otros países.

R.- Por supuesto. Todo se simplifica y el mismo procedimiento será válido aquí y en Austria, nuestro IBAN será el mismo, y tu IBAN será tu código identificador. Se van a generar dos procesos nuevos, uno es que yo como emisor de recibo tengo un código financiero como emisor por el cual puedo emitir recibo. Y segundo, tengo un soporte a modo de contrato que justifica mi derecho a pasarle un recibo a mi cliente.