Factura electrónica en la Administración, buenos propósitos y mejoras pendientes

La factura electrónica con la Administración es obligatoria para las empresas proveedoras de la Administración desde el pasado 15 de enero, pero la implantación del sistema no está siendo homogénea, ni exenta de dificultades, a pesar de las ventajas en optimización de procesos, seguridad y costes que se persigue con la medida.

Intentar aclarar las dudas sobre este asunto y arrojar luz sobre el funcionamiento de un procedimiento de tanta importancia para la economía de muchas empresas era el objetivo del taller ‘Facturación electrónica con la Administración’, que se celebró en AEDHE organizado por la Asociación en colaboración con Ricopia Technologies.

Dos expertos en la materia, Víctor del Castillo, analista de Procesos Documentales y Especialista en Informática de Gestión de Ricopia Technologies, y Alejandro Allende, responsable de Desarrollo de Negocio de ZeroComa, fueron los encargados de explicar las bases del nuevo procedimiento y de intentar aclarar posibles dudas sobre su funcionamiento.

La factura electrónica es un justificante legal que tiene el mismo valor que la factura ordinaria, va firmada digitalmente y desde el pasado 15 de enero es de uso obligatorio para los proveedores de las Administraciones Públicas en los tres niveles: general, autonómico y local.

Para que el nuevo proceso sea posible, la Administración ha creado una plataforma que funciona como punto general de entrada para estas facturas, denominado FACE, destinado a las operaciones que afectan a la Administración General del Estado pero que puede ser utilizado también –y, de hecho, así está ocurriendo- como la plataforma para presentar facturas dirigidas a comunidades autónomas o ayuntamientos que no hayan desarrollado sus puntos de acceso propios.

La norma reguladora establece la posibilidad de que tanto la Administración regional como los municipios pongan en marcha sus plataformas propias, pero la realidad es que muchas de ellas aún no han abordado este asunto y el FACE es la plataforma de referencia para las empresas proveedoras. La Comunidad de Madrid no cuenta con plataforma propia.

En cuanto a quién está obligado a utilizarla, la norma afecta a todas las empresas, si bien por el momento es potestad de las distintas Administraciones eximir de la obligatoriedad de facturar electrónicamente cuando el importe sea menor de 5.000 euros. Esta exención se está aplicando en muchos casos, incluida la Administración General del Estado.

Normalización a partir de 2017 
Desde la UE se está trabajando en la normalización de formatos a partir de 2017. No obstante, antes de que llegue esa fecha, el nuevo sistema tiene que hacer frente a retos de importancia, como pusieron de manifiesto algunas de las empresas que asistieron al taller.

Aunque la factura electrónica tiene como misión facilitar los procedimientos de relación entre el sector público y las empresas proveedoras, ahorrar papel, y aumentar la eficiencia y la seguridad de estas transacciones, el día a día de muchas empresas que ya se están enfrentando al nuevo proceso pone de manifiesto que el sistema tiene mejoras pendientes, y así se puso de manifiesto por parte de algunos asistentes al encuentro.

Los problemas más frecuentes tienen que ver con la disparidad en el funcionamiento de las plataformas, en función de la Administración que la haya puesto en marcha; las dificultades en la corrección de errores, y la falta de respuesta a la hora de resolver dudas por parte de la propia Administración.