¿Es el absentismo un problema en su empresa? Claves para controlarlo

El absentismo en cualquiera de sus formas es una de las principales preocupaciones en las organizaciones, tanto por la incidencia en su productividad, por los problemas organizativos que genera, así como por los altos costes corporativos derivados del mismo. En resumen, perdida de eficacia, calidad y competitividad.

La recesión económica ha hecho descender los niveles de absentismo en el mercado laboral español, pero se trata de un cambio debido a factores externos, no a una mejora en la gestión del problema.

Para una empresa es vital determinar su coste y cuantificarlo. Este calculo debe englobar, tanto costes directos (el salario del ausente mas su coste de Seguridad Social), como los costes indirectos derivados de la ausencia y que tienen una influencia real en la cuenta de resultados (coste de la sustitución, horas extras, formación del sustituto, reducción de la productividad, reducción de índices de calidad…).

Dentro de las muchas acciones que se pueden desarrollar, debemos distinguir entre aquellas acciones encaminadas al control y seguimiento del absentismo, premiando la presencia y realizando el seguimiento de trabajadores en situación de baja laboral, y aquellas encaminadas a establecer sistemas internos de gestión de las variables que afectan a la empresa, como políticas de motivación del personal y el liderazgo necesario que impulse estas medidas en el seno de la organización.

Como primer paso necesario, es requisito fundamental elaborar un Plan de Gestión del Absentismo, que debería incluir, entre otros aspectos, los siguientes:

- Definición del absentismo en la entidad

- Indicadores de medición, cálculos de coste y objetivos de reducción

- Protocolos de actuación para los trabajadores en caso de accidente laboral, de ausencia prevista, de actuación en caso de ausencia inesperada, de actuación para los mandos intermedios

- Seguimiento de los indicadores y análisis de rentabilidad económica de la acciones

Debemos ser conscientes del papel estratégico que juegan en estas acciones tanto los mandos intermedios como los representantes de los trabajadores. El papel de los mandos intermedios es vital para estas acciones tanto por su conocimiento de la organización como por su conocimiento del trabajador y de su entorno. La idoneidad del mando intermedio se manifiesta por su interés por el trabajo, su autoridad para la resolución de conflictos, la información que maneja de forma directa y por su alineación en la consecución de objetivos.

También es necesario que la representación social sea consciente de la problemática y efectos adversos que para la empresa y los trabajadores supone la existencia de elevados índices de absentismo en la compañía. Se debe facilitar formación a  los trabajadores para sensibilizarles y concienciarles en el problema, así como informarles del coste que representa el absentismo.

Se debe crear un buen clima laboral, motivar al trabajador y hacerle sentir bien dentro de la empresa, con todo lo que esto conlleva. Además de esto, se puede ofrecer recompensas a las personas que asistan al trabajo todos los días y no ofrezcan ausencias.

Es importante fomentar y comentar políticas comunes de lucha contra el absentismo, como incluir en el convenio colectivo una comisión paritaria con la finalidad de proceder al estudio de las estadísticas sobre los índices de absentismo y sus causas, la aplicación de medidas encaminadas a la reducción del absentismo en general.

La empresa debe definir aquellos indicadores de absentismo que mas se le ajusten. Algunos tipos son ausencia justificada o no justificada, de larga o corta duración, por frecuencia (repetitiva o no), por estacionalidad, por centro de trabajo o departamento.

Igualmente, se deben establecer las políticas vinculadas al absentismo, como la remuneración a través del premio y o incentivos, a departamentos con bajo absentismo, a personas sin absentismo, a los mandos intermedios en función de su equipo directo, políticas de promoción de las personas o de inversión en formación.

Es fundamental la figura de un responsable en el departamento de RR.HH. que gestione esta materia. Debe, entre otras cosas, interactuar con los mandos directos responsables de los trabajadores ausentes, conocer las causas de las ausencias y la previsión de su duración, seguimiento estadístico y periódico del absentismo que se genera, analizar los casos reincidentes o proponer premios y/o incentivos a trabajadores destacados

Otra acción a considerar es involucrar al servicio de prevención, ajeno o propio, y a la mutua para participar en campañas de seguridad y salud y de prevención de riesgos laborales, como pueden ser campañas de detección de riesgo cardiovascular, detección de enfermedades (cáncer de mama, cáncer de próstata…), salud alimenticia o de promoción del ejercicio físico.

En cuanto a las acciones dirigidas al control y seguimiento de las bajas por parte de la mutua o el INSS, debemos definir objetivos como optimizar los procesos médicos tanto de accidente como de enfermedad, anticipar todo lo posible el proceso de incapacidades permanentes de los trabajadores, activar el seguimiento con la mutua o la inspección medica de aquellos procesos dudosos o irregulares, analizar los casos reincidentes y procedimentar y ayudar al trabajador en la reincorporación después de una baja de larga duración.

Igualmente importante será  el desarrollo de planes individuales de reincorporación al puesto para, de forma progresiva, adaptar el entorno laboral a las capacidades y necesidades reales del trabajador, así como los reconocimientos periódicos tras bajas de larga duración para determinar la aptitud física del trabajador antes de su reincorporación.

En definitiva, ¿qué es mejor hacer? Sin duda alguna, fomentar la presencia en lugar de penalizar la ausencia.